Nova regra unifica emissão de notas fiscais do Simples Nacional e exige adaptação das prefeituras

Desde 1º de novembro de 2026, as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional passaram a emitir a Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) exclusivamente pelo Emissor Nacional. A mudança estabelece um padrão único para a emissão dos documentos fiscais desse grupo de contribuintes e exige adaptações nos sistemas utilizados pelas administrações municipais. A regra vale para todos os municípios, inclusive aqueles que contam com  plataformas próprias de emissão de notas fiscais de serviços.

Com a mudança, as empresas também não precisam estar cadastradas nos sistemas municipais para utilizar o ambiente nacional. O objetivo é centralizar a emissão dos documentos em uma plataforma padronizada, facilitando a integração das informações fiscais entre os municípios e os demais órgãos envolvidos na administração tributária.

O advogado tributarista Daniel Guimarães explica que um dos pontos mais importantes para a aplicação da medida é a chamada data de competência, que corresponde ao período em que o serviço foi efetivamente prestado.

“É esse dado, e não simplesmente o dia em que a nota é emitida, que determinará qual sistema deverá ser utilizado. Assim, documentos referentes a serviços prestados a partir de 1º de novembro deverão ser emitidos obrigatoriamente pelo sistema nacional, enquanto aqueles relacionados a períodos anteriores seguirão regras específicas de transição”, pontua.

Guimarães lembra que nos municípios que já utilizam o Emissor Nacional, o procedimento continuará o mesmo, sem necessidade de alterações no fluxo operacional. Já as prefeituras que mantêm sistemas próprios precisarão adaptar suas plataformas para atender à nova regra.

“A principal adaptação será necessária nas prefeituras que utilizam sistemas próprios, que deverão bloquear a emissão de novas NFS-e para empresas do Simples Nacional com competência a partir de 1º de novembro de 2026. A emissão passou, desde então, a ser feita exclusivamente pelo ambiente nacional, cabendo aos municípios receber e consultar os documentos fiscais”, afirma.

O advogado alerta às empresas que as empresas poderão continuar emitindo suas notas fiscais de prestação de serviço por meio de seus sistemas internos e ERP’s.

“Muitos empresários ainda podem ter dúvidas em relação às novas diretrizes e pensar que toda vez que precisar emitir uma nota necessariamente precisará acessar o portal nacional. Na verdade, ele pode continuar usando o sistema que já está em funcionamento em sua empresa, desde que os mesmos estejam padronizados com a emissão nacional, bastando apenas que a validação destes sistemas estejam vinculadas ao formato nacional”, observa.

Guimarães salienta que a mudança também não determina a desativação completa dos sistemas municipais para essas empresas.

“Se uma empresa prestou um serviço, por exemplo, em 30 de outubro, mas precisa emitir a respectiva nota fiscal em novembro, o sistema municipal deverá autorizar a emissão e transmitir normalmente as informações ao Ambiente de Dados Nacional (ADN), responsável pelo compartilhamento e armazenamento dos documentos fiscais. A medida é necessária porque o próprio Emissor Nacional não permitirá a emissão retroativa de notas destinadas a municípios que, naquele período, utilizavam sistemas próprios”, orienta.

Para o tributarista, a mudança estabelece, na prática, uma divisão de responsabilidades entre empresas e administrações municipais.

“Para os serviços prestados a partir de novembro, as empresas do Simples Nacional deverão utilizar o Emissor Nacional, enquanto os municípios atuarão como destinatários das informações fiscais. Já para os serviços prestados antes dessa data, as prefeituras continuarão responsáveis por autorizar a emissão das notas em seus próprios sistemas e compartilhar os dados com o ambiente nacional”, acrescenta.

Guimarães reforça que a transição exige não apenas adequações tecnológicas por parte das administrações municipais, mas também atenção dos contribuintes à competência dos serviços. Segundo ele, a identificação correta desse período será fundamental para determinar o sistema de emissão, evitar rejeições e garantir a regularidade dos documentos fiscais.

*Renato Rodrigues